സര്‍ക്കാര്‍
സ്ഥാപനങ്ങളിലും സ്കൂളുകളുകളിലുമൊക്കെ ജീവനക്കാരുടെ തിരിച്ചറിയല്‍
കാര്‍ഡുകള്‍ ഉണ്ടാക്കി വിതരണം ചെയ്യുന്ന പതിവുണ്ട്. ഇവക്കൊന്നും ഒരു പൊതു
രൂപമില്ലെന്നതിന് പുറമെ പലതിലും മതിയായ വിവരങ്ങളുണ്ടാവാറുമില്ല. പലതും
ആധികാരികമല്ല താനും. സ്പാര്‍ക്കിലെ തിരിച്ചറിയല്‍ കാര്‍ഡ് ഇതിന് ഒരു
പരിഹാരമാണ്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ സ്ക്കൂളുകളടക്കം പല സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളും
സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് ജനറേറ്റ് ചെയ്തെടുത്ത ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡ്
ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ട്. ഇതേക്കുറിച്ച് ഒരു പോസ്റ്റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കണമെന്ന
മാത്സ് ബ്ലോഗ് വായനക്കാരുടെ ആവശ്യപ്രകാരം കോഴിക്കോട് ലോ കോളേജിലെ മുഹമ്മദ്
സാര്‍ തയ്യാറാക്കിയ ലേഖനമാണ് ചുവടെ നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. സ്പാര്‍ക്കിലെ
വിവിധ മൊഡ്യുളുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍
സര്‍ക്കാര്‍ മുദ്രയോടു കൂടിയ ഭംഗിയുള്ള ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡ് എളുപ്പം
ഉണ്ടാക്കിയെടുക്കാം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് ജനറേറ്റ് ചെയ്തെടുത്ത
ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡിന്റെ ഉദാഹരണം നോക്കുക. നിസാര്‍ സാറിന്റെ ഐഡന്റിറ്റി
കാര്‍ഡാണ് ചുവടെ ഉദാഹരണമായി നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്.
എല്ലാ
വിവരങ്ങളുമടങ്ങിയ ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡുകള്‍ എങ്ങിനെ ജനറേറ്റ് ചെയ്യാമെന്ന്
നോക്കാം. ആധികാരികമായി വിതരണം ചെയ്യുന്ന ഐ.ഡി കാര്‍ഡുകള്‍ക്ക് കാര്‍ഡ്
നമ്പര്‍ നിര്‍ബന്ധമാണ്. കാര്‍ഡ് വിതരണം ചെയ്യുന്നത് രേഖാമൂലമായിരിക്കുകയും
വേണം. അതിനാല്‍ വലിയ ഓഫീസുകള്‍ ഈ ആവശ്യത്തിന് മാത്രമായി ഒരു ഫയലും ഒരു
രജിസ്റ്ററും സൂക്ഷിക്കണം. കുറച്ച് ജീവനക്കാരുള്ള ഓഫീസാണെങ്കില്‍
രജിസ്റ്ററിന്റെ ഉപയോഗം ഫയലില്‍ തന്നെ ഉള്‍ക്കൊള്ളിക്കാം. കാര്‍ഡിന്റെ
ദുരുപയോഗവും മറ്റും കാരണം ഭാവിയില്‍ ഉണ്ടായേക്കാവുന്ന പ്രശ്നങ്ങളും മറ്റും
കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് ഇത് അത്യാവശ്യമാന്. ആദ്യമായി ഐ.ഡി കാര്‍ഡ് ജനറേറ്റ്
ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങുന്ന ഓഫീസുകള്‍ Service Matters ലെ Employee ID Card ല്‍
പ്രവേശിച്ച് Initialise Identity Card Number എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുക.
ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്റും
ഓഫീസും തെരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം ആദ്യ കാര്‍ഡിന് നല്‍കേണ്ട നമ്പറില്‍ നിന്നും
ഒന്ന് കുറച്ച്, Card No. എന്ന ഫീല്‍ഡില്‍ നല്‍കി Proceed കൊടുക്കുക.
നമ്പര്‍ 1 മുതല്‍ തുടങ്ങുന്നവരുണ്ട്. 100 മുതലോ, 1000 മുതലോ ഒക്കേ ഇഷ്ടം
പോലെ ആകാം. 1, 100, 1000 നമ്പറുകളില്‍ തുടങ്ങുന്നതിന് യഥാക്രമം 0, 99, 999
എന്നിങ്ങിനെയാണ് നല്‍കേണ്ടത്. ഏത് നമ്പറാണ് ജീവനക്കാര്‍ക്ക് അലോട്
ചെയ്യുന്നത് എന്ന് ഫയലിലും രജിസ്റ്ററിലും രേഖപ്പെടുത്തിയാല്‍ മതി. എന്നാല്‍
നേരത്തെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ അല്ലാതെ രേഖാമൂലം ഐ.ഡി കാര്‍ഡുകള്‍
നല്‍കിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഓഫീസുകള്‍ അതിന്റെ തുടര്‍ച്ചയായ നമ്പര്‍
നല്‍കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇല്ലെങ്കില്‍, ഒരു ഓഫിസില്‍ ഒരേ നമ്പറില്‍ രണ്ട്
കാര്‍ഡുകള്‍ ഉണ്ടാകാനിടയായേക്കാം. ഐ.ഡി കാര്‍ഡ് നമ്പറിന് തുടക്കമിടുന്നത്
ഒരിക്കല്‍ മാത്രം ചെയ്യേണ്ട പ്രവൃത്തിയാണ്. പിന്നീട് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന
കാര്‍ഡുകളില്‍ ക്രമത്തില്‍ നമ്പര്‍ വന്ന് കൊള്ളും.
കാര്‍ഡ് നമ്പറുകള്‍ക്ക് തുടക്കമിട്ട ശേഷം Back ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഏകദേശം മുഴുവന്‍ ജീവനക്കാരുടെയും കാര്‍ഡ് പ്രിന്റ്
ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്നുവെങ്കില്‍ Designation ല്‍ All സെലക്ട് ചെയ്ത്
ആവശ്യമുള്ള എല്ലാവരെയും ഒരുമിച്ച് എളുപ്പത്തില്‍ സെലക്ട് ചെയ്യാം.
അതല്ലെങ്കില്‍ Designation ല്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാരുടെ തസ്തിക മാത്രം
തെരഞ്ഞെടുത്തും മുമ്പോട്ട് പോകാം. Draft Print സെലക്ട് ചെയ്ത് Confirm
നല്‍കിയ ശേഷം Generate ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍, തെരഞ്ഞെടുത്ത
എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും, കാര്‍ഡ് നമ്പര്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലാത്ത
ഡ്രാഫ്റ്റ് കാര്‍ഡുകള്‍ ഒരുമിച്ച് ഒരു പി.ഡി.എഫ് ഫയലായി ലഭിക്കും.
അവസാനമായി
പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്ന കാര്‍ഡുകളില്‍ പിശകുകളില്ല എന്നുറപ്പാക്കുന്നതിനാണ്
Draft Print സൌകര്യം നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. അതിനാല്‍ Draft Print ല്‍
പിശകില്ല എന്നുറപ്പ് വരുത്തിയ ശേഷം മാത്രമെ Final Print നല്‍കാന്‍
പാടുള്ളൂ. Draft Card കളുടെ പ്രിന്റ് എടുത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാര്‍ക്ക്
പരിശോധനക്കാന്‍ നല്‍കി ഒപ്പ് വാങ്ങി ഫയല്‍ ചെയ്ത ശേഷം Final Print
എടുത്താല്‍ പിശകുകളും ജീവനക്കാരുടെ പരാതിയും ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയും. എത്ര തവണ
വേണമെങ്കിലും Draft Print എടുക്കുന്നതിന് വിരോധമില്ല.
Draft Print ല്‍ പിശകുകളുണ്ടെങ്കില്‍ അവ പരിഹരിക്കുന്നതിന്, ഐഡന്റിറ്റി
കാര്‍ഡില്‍ പ്രതിഫലിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്നും ഇവയെല്ലാം
ശരിയായി ലഭിക്കുന്നതിന് എന്ത് ചെയ്യണമെന്നുമാണ് താഴെ വിവരിക്കുന്നത്. (ആദ്യ
കാര്‍ഡുണ്ടാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് കാര്‍ഡ് നമ്പറിന്
തുടക്കമിടണമെന്നതൊഴിച്ചാല്‍, ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡുണ്ടാക്കുന്നതിന് മാത്രമായി;
സ്പാര്‍ക്കിലെ വിവിധ മോഡ്യൂളുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള വിവരങ്ങളില്‍
കൂടുതലായി മറ്റൊന്നും നല്‍കേണ്ടതില്ല)
- Government Emblem: ഇത് എല്ലാ കാര്‍ഡിലുമുണ്ടാകും
- Name of Department: ഓരോ വകുപ്പിലെയും ജീവനക്കാരുടെ കാര്‍ഡില്‍ ആ വകുപ്പിന്റെ പേരുണ്ടായിരിക്കും.
- Employee Number (PEN): കാര്‍ഡില്‍ തനിയെ വരും
- Name: തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ Personal Memoranda യില്‍ തിരുത്തണം
- Designation: ശരിയല്ലെങ്കില്‍ Present Service Details ല്‍ ശരിയായത് തെരഞ്ഞെടുക്കണം
- Date of Birth: Personal Memoranda യില്‍ നിന്നാണെടുക്കുന്നത്. തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ അവിടെ തിരുത്തണം
- Date of joining: Present Service Details ല്‍ ചേര്‍ത്ത തിയ്യതി തന്നെയാണ് കാര്‍ഡിലും. ഇതില്‍ തെറ്റുണ്ടെങ്കിലും അവിടെ തിരുത്തണം.
- Date of issue and validity period: രണ്ടും തനിയെ വരുന്നതാണ്. (ഒരു കാര്‍ഡിന്റെ കാലാവധി അഞ്ച് വര്‍ഷത്തേക്കാണ്)
- Photo and Signature of employee: Employee Details നിന്നുമാണ് രണ്ടും
എടുക്കുന്നത്. എന്തെങ്കിലും അപാകതയുണ്ടെങ്കില്‍, Service Matters- Personal
Details ലൂടെ പ്രവേശിച്ച് പഴയ ഒപ്പ്/ ഫോട്ടോക്ക് പകരം പുതിയത് അപ്‌ലോഡ്
ചെയ്ത് ശരിയാക്കണം.
- Signature of issuing authority: ഏത് രീതിയില്‍ കാര്‍ഡ്
ഉണ്ടാക്കുകയാണെങ്കിലും, കാര്‍ഡ് ഉണ്ടാക്കിയെടുത്ത ശേഷം ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരി
പേനയുപയോഗിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. സ്കാന്‍ ചെയ്തും മറ്റും കാര്‍ഡില്‍
ചേര്‍ക്കരുത്.
- Permanent address and Present address: തെറ്റുകളുണ്ടെങ്കില്‍ Employee Details ലെ Contact Details ല്‍ ശരിയാക്കണം.
- Place of Posting: ഈ വിവരങ്ങള്‍ Code Masters ലെ ‘Office‘ ല്‍
നിന്നുമാണെടുക്കുന്നത്. നമ്മുടെ വരുതിയിലുള്ളതല്ല. തെറ്റുണ്ടെങ്കിലും
അപൂര്‍ണ്ണമാണെങ്കിലും സ്പാര്‍ക്കിനെ സമീപിക്കണം. (ഓഫീസിന്റെ പേര്, സ്ഥലം,
പോസ്റ്റ്, ജില്ല, പിന്‍, ഫോണ്‍ നമ്പര്‍ എന്നിവയടങ്ങിയതാണ് Place of
Posting)
- E-mail: Contact Details ല്‍ ചേര്‍ക്കുന്ന ഇ-മെയില്‍ വിലാസമാണ് കാര്‍ഡില്‍ വരുന്നത്.
- Blood Group: Personal Memoranda യില്‍ നിന്നും.
മേല്‍ പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ പിശകുകള്‍ തീര്‍ത്ത ശേഷം Final Print നല്‍കാം.
Final Print നല്‍കുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന പി.ഡി.എഫ് ഫയല്‍ സി.ഡി യിലും മറ്റും
സേവ് ചെയ്തോ -മെയില്‍ വഴിയോ കാര്‍ഡ് മേകേഴ്സിന് എത്തിച്ച് കൊടുത്ത് 25/30
രൂപ മുതല്‍ വിലയുള്ള ഭംഗിയുള്ള കാര്‍ഡുകള്‍ തയ്യാറാക്കാം. ഈ കാര്‍ഡുകളില്‍
ഓഫീസ് തലവന്റെ ഒപ്പ് ചേര്‍ത്ത ശേഷം രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്ത് ജീവനക്കാരന്റെ
ഒപ്പും വാങ്ങിയ ശേഷം വിതരണം ചെയ്യാം. Final Print ന്റെ ഒരു പേപ്പര്‍
പ്രിന്റ് ഫയലിലും സൂക്ഷിക്കണം. സ്പാര്‍ക്ക് സംശയങ്ങള്‍ ചോദ്യങ്ങളാണെങ്കില്‍
ധൈര്യമായി കമന്റു ചെയ്യുമല്ലോ.
അഭിപ്രായങ്ങളൊന്നുമില്ല:
ഒരു അഭിപ്രായം പോസ്റ്റ് ചെയ്യൂ